O Conselho de Administração da UEL aprovou nesta semana a implantação gradual do sistema e.Protocolo Digital, que deverá ser feita de acordo com um cronograma estipulado pelo Grupo de Trabalho formado por servidores do Sistema de Arquivos da UEL (SAUEL), Pró-reitoria de Planejamento (Proplan) e pela Assessoria de Tecnologia da Informação (ATI).
O objetivo é modernizar os procedimentos internos e documentos da UEL para atender o decreto estadual nº 7304/2021, que regulamentou o Sistema Integrado de Documentos nas administrações direta e indireta do Estado, com uso da infraestrutura e recursos da Companhia de Tecnologia da Informação e Comunicação do Paraná (Celepar).
A implantação também atende recomendação da Controladoria Geral do Estado e deverá resultar em maior agilidade na tramitação de processos e redução de custos, colaborando com a preservação ambiental, a partir da redução do uso de documentos físicos e, consequentemente, de papel.
De acordo com a Resolução aprovada pelo Conselho, paralelamente ao processo virtual, será necessário providenciar assinaturas eletrônicas (simples, avançada e qualificada) por meio de cadastro biométrico. Também deverão ser criados documentos padrão a serem utilizados posteriormente pelos usuários.
A partir de 24 de junho, todos os processos abertos deverão ser feitos já no formato digital, sendo vedada a tramitação de documentos físicos. O Conselho de Administração também aprovou o prazo limite de 24 de agosto deste ano para que todos os processos físicos em andamento sejam digitalizados e passem a tramitar exclusivamente pelo meio virtual.
AGILIDADE E ECONOMIA – Segundo o reitor da UEL, Sérgio Carvalho, a mudança vai beneficiar toda a comunidade universitária porque agilizará o trâmite de processos e facilitará o acompanhamento de documentos e solicitações.
“Estamos tendo mais um avanço para a modernização administrativa necessária. Aumenta a velocidade do nosso processo de desburocratização”, definiu.
Ele também ressaltou que a implantação do processo virtual de documentos deverá eliminar gradualmente o uso de pastas e papéis, colaborando para redução da produção de lixo, ao mesmo tempo em que contribui para a preservação do meio ambiente.
Outra vantagem importante, segundo o reitor, é que o sistema 100% online amplia e fortalece a transparência da Universidade, que recentemente ganhou um novo portal – Transparência – mais moderno e eficiente, e que traz informações sobre procedimentos, processos e licitações realizadas pela universidade.
INFRAESTRUTURA – A implantação do e.Protocolo não deve gerar custos, já que o sistema ficará hospedado no datacenter corporativo do Estado, mantido pela Celepar, não havendo necessidade de investimento em infraestrutura ou em desenvolvimento de melhorias em software.
Nesta etapa inicial serão realizadas atividades de levantamento dos modelos de documentos e formulários essenciais, além do cadastro dos modelos de documentos e formulários. Posteriormente, haverá treinamentos e tutoriais com o objetivo de capacitar servidores e demais membros da comunidade universitária.
A mudança para o sistema virtual foi possível a partir do relatório apresentado por uma comissão instituída em janeiro do ano passado para fazer o estudo detalhado sobre a viabilidade do e.Protocolo.
