Desde a entrada em vigor da Lei nº 13.726/2018, está proibida a exigência, por parte de órgãos e entidades públicas, de documentos com firma reconhecida e de cópias autenticadas. Nesse sentido, o Tribunal de Contas do Estado do Paraná (TCE-PR) orienta seus jurisdicionados a respeitarem a norma quando da definição de regras para a entrega de documentação em procedimentos licitatórios.
Segundo o referido diploma legal, o reconhecimento da autenticidade de firmas deve ser feito pelo próprio agente administrativo que recebe o documento. Para tanto, o servidor pode estar presente diante do ato da assinatura ou confrontá-la com aquela que consta no documento de identidade do signatário.
O mesmo vale para a autenticação de cópias de documentos. O ato deve ser realizado pelo servidor, ao compará-las com os originais. Também não pode mais ser exigida a juntada de documento pessoal do usuário. Este poderá ser substituído por uma cópia autenticada por um servidor do órgão ou entidade responsável pelo processo.
Deixou ainda de ser lícita a exigência de apresentação de certidão de nascimento, a qual pode ser substituída por outros documentos de identificação, e de título de eleitor - exceto para votar ou registrar candidatura.
Por fim, os jurisdicionados estão proibidos de exigir a entrega de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade que integre o mesmo Poder, exceto quando se tratar de certidão de antecedentes criminais, informações sobre pessoa jurídica e outros documentos expressamente previstos em lei.
